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TÉMOIGNAGE: POLYCLINIQUE SAINT LAURENT

Cinq ans après le début de l’informatisation de son axe médical (déploiement de 2010 à 2015), l’ensemble des activités de la Polyclinique Saint-Laurent (médical, administration et PMSI) est aujourd’hui géré sous Hopital Manager. Les bénéfices d’une solution unifiée avec une base de données unique sont désormais tangibles. Jacques Hervé, RSI de la polyclinique, revient sur ces atouts.

 

MODERNISER L’AXE PATIENT : LAPREMIERE PIERRE DE L’EDIFICE

 

Dans le cadre d’Hôpital 2012, la Polyclinique Saint‐ Laurent a bénéficié des financements nécessaires pour informatiser sa production de soins. L’établissement recherchait alors un DPI qui pouvait couvrir ses 4 champs d’activité : la médecine, la chirurgie, la psychiatrie et les soins de suite et de réadaptation. En 2008, la Polyclinique Saint‐Laurent s’est alors tournée vers Softway Medical, dont le logiciel, HOPITAL MANAGER, pouvait adresser à moyen terme les différentes spécificités de l’établissement. Le déploiement a débuté en 2010 sur la partie SSR, puis en 2011 pour la PSY et de 2012 à 2015 pour le MCO.

Les modules médicaux d’HOPITAL MANAGER ont dans un premier temps été intégré dans le SIH existant, composé d’autres logiciels pour la GAP, le PMSI, la comptabilité, la pharmacie, les stocks, la gestion du bloc opératoire et la stérilisation. Une interface bidirectionnelle a été mise en place entre la GAP et HOPITAL MANAGER. Jacques Hervé raconte : « Ce système nous a bien rendu service dans un premier temps. Toutefois, il a très vite atteint ses limites et nous avons souhaité intégrer le module GAP de HOPITAL MANAGER. Certaines informations cruciales, liées à la prise en charge médicale du patient par exemple, n’arrivaient pas à passer entre les 2 mondes : la gestion de la planification, les motifs du séjour, les demandes des chambres seules, les médecins traitants, etc. »

 

LE CHOIX D’UN SIH INTEGRE

 

Le mode d’organisation de l’établissement plaidait également en la faveur d’un SIH intégré. Libéraux pour la plupart, nombre des médecins ne sont pas physiquement présents dans la structure mais ont leur propre mode d’organisation avec leurs propres secrétariats. Ils avaient à la fois la nécessité d’accéder aux informations du système mais aussi de l’alimenter. Cela était rendu impossible avec un système d’information composé de multiples bases de données. Jacques Hervé poursuit : « Avec HOPITAL MANAGER, nous avions une solution pour ouvrir le système vers cette population qui n’est pas salariée de l’établissement. En outre, il nous semblait indispensable de fédérer l’ensemble des professionnels (médical, paramédical et administratif) autour du même outil, pour que tout le monde par le même langage. On était également très attaché à la notion « un utilisateur, un logiciel ». On ne souhaitait plus avoir à jongler entre plusieurs applications. Pour les secrétariats médicaux situés en dehors du site, avoir un logiciel basé sur la technologie web, accessible depuis l’extérieur était aussi un réel avantage. Avec HOPITAL MANAGER, nous avons pu créer une continuité de l’information entre les secrétariats de ville et notre cellule de programmation. »

Aujourd’hui, tout le circuit du patient est informatisé. « La richesse d’un SIH intégré, c’est de permettre à chaque acteur impliqué dans un parcours de soins de pouvoir accéder à une information exhaustive en temps réel. On exploite au maximum tous les avantages d’un circuit complet sans rupture : de la saisie d’activité au codage et la facturation par exemple. La richesse d’un SIH intégré, c’est de permettre à chaque acteur impliqué dans un parcours de soins de pouvoir accéder à une information exhaustive en temps réel » précise Jacques Hervé.

Plus largement, c’est aussi une nouvelle philosophie de travail qui est née. Jacques Hervé raconte : « Avant, chacun attendait qu’on lui livre l’information dont il avait besoin ; maintenant tout le monde dispose de l’information en temps réel, dès sa saisie. Les échanges inter-services (coup de téléphone, fax, etc.) tendent à disparaître. Je ne dirais pas que nous avons gagné en temps homme mais nous avons indéniablement gagné en temps qualité. Réduire le temps de saisie signifie passer plus de temps à surveiller les dossiers. Ce temps gagné, c’est le patient qui en bénéficie in fine. Par ailleurs, HOPITAL MANAGER participe à l’optimisation de notre organisation ainsi qu’à la croissance de notre structure à iso-ressources.

 

LA CONDUITE DU CHANGEMENT EN INTERNE

 

Le choix d’HOPITAL MANAGER s’est fait de façon collégiale, par l’équipe médicale. Les équipes administratives étaient déjà sensibilisées à l’informatisation, ce qui n’était pas le cas du personnel médical. Jacques Hervé revient sur l’appropriation de l’outil : « Le fait d’avoir initialement fait un choix médical et non administratif a été un facteur de réussite. L’acceptation a donc été facilitée, même si, comme dans tout projet de ce type, il a fallu gérer une délicate conduite du changement. Nous nous sommes attachés à respecter le rythme et les prérequis de chaque service, ce qui a été essentiel dans le succès de ce projet. Certains médecins libéraux étaient dans un rejet complet, ils ne percevaient pas les bénéfices d’une prescription informatisée, qui était vécu comme une contrainte. Aujourd’hui, alors que le déploiement pour toute la partie prescription, dossier de soins, dossier médical est fini, les médecins perçoivent directement la valeur ajoutée du système. Les médecins contribuent à l’enrichissement du dossier patient informatisé, partagent et diffusent l’information, bénéfice immédiat pour la qualité de leur activité. »

 

HOPITAL MANAGER, UNE SOLUTION AU SERVICE DE LA STRATEGIE DE L’ETABLISSEMENT

 

Le Groupe HSTV s’inscrit dans une stratégie d’ouverture sur son territoire de santé. « HOPITAL MANAGER nous le permet » explique Jacques Hervé. « Nous pouvons par exemple importer les résultats et les factures des différents laboratoires ou des centres d’imagerie de ville. Nous avons également comme projet de développer un portail patient avec Softway Medical, qui serait accessible par les patients eux-mêmes sain si que par la médecine de ville. Nous allons également de plus en plus connecter nos dispositifs biomédicaux au DPI pour enrichir davantage les dossiers médicaux. L’intégration prochaine de notre solution de gestion du bloc opératoire avec HM puis à terme avec la GEF ‐ SageX3 pour la partie gestion du stock et pharmacie constituera la dernière pierre de ce projet d’urbanisation » conclut‐il.