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OC SANTE: DU BON USAGE D’UN SIH

LES TEMOIGNAGES CLIENTS DE SOFTWAY MEDICAL DU BON USAGE D’UN SIH : LE CAS CLINIQUE D’OC SANTE

 

Numéro un des soins privés en Languedoc-Roussillon, le groupe réunit aujourd’hui treize établissements où toutes les disciplines médicales (MCO, SSR, Psychiatrie, EPHAD) sont représentées par pôles d’excellence.

Riche de trois valeurs essentielles — qualité des soins, prise en charge du patient personnalisée, technologie médicale moderne —, fort d’un réseau solidement ancré dans la région pour une médecine de proximité, OC Santé joue à fond la carte de la synergie, de la complémentarité des hommes et des moyens.

Pour cette structure polyvalente, trouver l’éditeur qui fournirait le SIH idéal a pris du temps, le temps de l’exigence. Jusqu’à la rencontre avec SOFTWAY MEDICAL et le choix de la solution HOPITAL MANAGER.

Max Ponseillé, PDG d’OC Santé : « L’informatisation du dossier médical et des procédures administratives est une préoccupation ancienne. Notre groupe avait une idée précise de l’outil désiré, mais l’offre sur le marché était rare et décevante. En 2008, nous avons franchi le pas avec SOFTWAY MEDICAL. L’entreprise avait un temps d’avance sur ses concurrentes : dynamique, des interlocuteurs compétents et à l’écoute, une expérience forte mais toujours désireuse d’avancer. Des qualités qui m’ont convaincu ainsi que les équipes impliquées dans le projet. »

En proposant HOPITAL MANAGER comme système d’information commun, modulable au gré des établissements, en s’alignant sur ce qui fait l’une des réussites du groupe — la mutualisation des moyens —, SOFTWAY MEDICAL a emporté l’adhésion.

En 2008, les modules de gestion et de médical d’HOPITAL MANAGER sont déployés dans les établissements MCO, puis dans les structures SSR et PSY.

 

LA POLYCLINIQUE SAINT-ROCH, TERRAIN D’EXPERIMENTATION

 

Créée en 1947, l’institution de Montpellier, certifiée par l’HAS en 2012, est reconnue pour la qualité de ses soins en MCO. Berceau originel du groupe, elle reste à la pointe de l’innovation. C’est entre ses murs que fut testé le modèle commun de SIH et développé l’Axe Patient. Car selon son directeur, le nouveau système d’information doit répondre à certains impératifs :

– être centré sur la prise en charge du patient, depuis son admission jusqu’à sa sortie,

– abolir les frontières entre les parties administratives (GAP) et médicales et permettre aux utilisateurs d’être plus polyvalents par rapport à l’outil

– supprimer les redondances, avec une saisie unique des informations, disponibles pour tous.

Il est aussi un ardent défenseur de la chirurgie ambulatoire comme réponse aux enjeux médicaux et organisationnels, comme élément de modernité. Elle représente environ 60 % des séjours de Saint-Roch.

Pierre Maurette, directeur de la polyclinique : « L’ambulatoire est un principe fondamental de notre objectif premier : améliorer les soins. Mais pour atteindre les exigences de qualité visées et une prise en charge sereine du patient, cette structure impose une organisation spécifique. HOPITAL MANAGER en est un des piliers. Les modules HM Planification et HM Agenda permettent d’organiser les admissions en amont avec le médecin de ville, prescripteur. Via l’accès Internet qui lui est dédié, il communique les informations du patient à la clinique qui n’a pas à les ressaisir.

Le Formulaire CPA (Consultation de Pré-Anesthésie) déployé dans HOPITAL MANAGER permet aussi d’obtenir directement des éléments importants avant l’hospitalisation. Les résultats d’examen sont scannés. Toutes ces données sont ainsi regroupées dans HM Dossier Médical. L’obtention de ces infos en amont a permis de supprimer les salles d’attente et le bureau des entrées. A son arrivée, le patient monte directement dans sa chambre et sa sortie est préparée au fur et à mesure de son séjour à la clinique. A nouvelle organisation, nouvelle fonction : celle de l’infirmière coordinatrice, qui va accueillir le patient, veiller sur lui avant et après l’intervention. » . HM Dossier Médical offre un dossier complet, de qualité. Intégré, utilisé par tous les acteurs, il recueille les informations administratives, trace les actes et permet un partage des informations pour une meilleure prise en charge du patient.

HM Programmation – HM Planification (pré-admission, maîtrise de la gestion des flux de patients), déployé en 2011, est un élément important notamment pour la gestion des consultations de pré-anesthésie (CPA). La mise en place d’un accès web aux cabinets de ville, prescripteurs de l’établissement, offre un gain de temps considérable et surtout répond aux enjeux de suivi du parcours de soins du patient. A Saint-Roch, 95 % des patients programmés pour un séjour en ambulatoire passent par une CPA. Cette procédure, qui s’appuie sur un formulaire personnalisé, permet de collecter et de diffuser l’ensemble des informations du séjour dans le dossier patient de façon sécurisée et simplifiée. 100 % des soins et prescriptions sont suivis dans HM Prescription.

Le Portail Médical, accessible à tous les praticiens, a gagné l’adhésion du personnel de soins dès son installation, en avril 2014. En un écran, il centralise et synthétise toutes les informations médicales liées à l’état du patient. Personnalisable, il offre un accès intuitif aux données et une navigation fluide. Laurent Sanchez, directeur du système d’information d’OC Santé : « Les médecins sont unanimes. Pour la première fois, ils ont été écoutés et entendus par un éditeur de logiciels. »

 

LA CLINIQUE DU MILLENAIRE, BENEFICIAIRE D’UNE MUTUALISATION REUSSIE

 

Ouvert en 2003 après regroupement de plusieurs activités, l’établissement s’articule autour de plusieurs pôles de spécialités : la cardiologie médicale et chirurgicale, la chirurgie digestive et la gastroentérologie dont l’essentiel de l’activité se déroule en ambulatoire, la neurochirurgie, la neurologie avec la prise en charge des AVC, la pneumologie et enfin une unité de médecine gériatrique aigüe.

Il y a au sein de l’établissement de multiples échanges d’avis et de consultations dont la traçabilité est facilitée par la mise en œuvre de la solution HOPITAL MANAGER. Dès juillet 2009 la solution a pu ainsi être déployée sur 100% des 54 lits de médecine. Le Millénaire a su tirer parti du travail préliminaire de SOFTWAY MEDICAL déjà réalisé à la polyclinique — implantation du logiciel, mise au point des nouveaux processus, changement d’organisation — sans avoir à passer par la phase des tests et des tâtonnements. C’est la force d’un système d’information mutualisé.

Jean-Dominique Mouchard, directeur de la clinique : « Nous avions besoin de modifier notre organisation sur les admissions en hospitalisation pour faciliter les démarches pour nos patients. Nous avons adopté et adapté le modèle d’organisation de Saint-Roch, délocalisé les bureaux dans les étages et cela fonctionne très bien. Cette réussite est la conséquence d’un système partagé par l’ensemble des cliniques. Nous capitalisons sur l’expérience. » Thierry Delande, référent GAP Saint-Roch : « Partager un même outil, avec une base de données commune facilite les choses. Les tests n’ont été réalisés qu’une fois. L’outil a ensuite été facilement paramétré pour coller aux particularités de chaque établissement. ».

OC Santé et SOFTWAY MEDICAL, c’est une histoire en mode majeur née en 2008, une collaboration qui se poursuit aujourd’hui, des projets qui se profilent pour demain.